Każde wdrożenie wbrew obiegowym opiniom jest inne. Wdrożenia w dwóch firmach o takim samym rodzaju produkcji lub sprzedaży mogą różnić się i to znacząco.

Co więcej, wystarczy, że nawet w tej samej firmie, będzie dwóch różnych szefów (oczywiście w różnym czasie), którzy mają zupełnie inne podejście np. do analizy kosztów, aby wdrożenia w obu przypadkach były diametralnie odmienne.  Dlatego tak ważne jest zrozumienie filozofii biznesu kadry zarządzającej firmą.

Zadaniem naszej firmy jest dogłębne przeanalizowanie procesów zachodzących w firmie, zidentyfikowanie problemów i przede wszystkim, dostarczenie rozwiązań spełniających oczekiwania kierownictwa firmy.

I właśnie wspomniane „dostarczenie rozwiązań” jest kluczowe  podczas wdrożenia systemu ERP. Ale nie tylko podczas wdrożenia. Jak powszechnie wiadomo, decyzja o wdrożeniu systemu ERP w szczególności tak dużego jak Oracle EBS, jest decyzją strategiczną. Dlatego doświadczona firma wdrożeniowa, dzięki swoim innowacyjnym pomysłom może zainspirować kierownictwo firmy wręcz do korekty strategii firmy, zmiany lub nawet utworzenia nowych planów operacyjnych, zdefiniowania nowych celów. i co najważniejsze … ich realizacji.

Co zatem jest potrzebne do dobrego „dostarczenia rozwiązania”?

Po pierwsze sam system, który  musi być niezwykle elastyczny, dający się łatwo modyfikować , ale zarazem bogaty w funkcjonalności, dzięki którym będzie możliwe zrealizowanie wymagań zleceniodawcy.

Istnieje opinia, że można rewelacyjnie wdrożyć mały (o stosunkowo ubogiej funkcjonalności) system i spełnić oczekiwania klienta, ale … też można fatalnie wdrożyć duży system, który będzie zmorą szefostwa firmy jak i jej pracowników. Zdecydowana większość wolałaby to pierwsze. Jednak czy jest to możliwe?

Trudno o 100% odpowiedź. W pewnych przypadkach odpowiedź brzmi: tak. Jest to możliwe. Należy tu jednak od razu dodać, że nawet jeżeli mały system będzie ciągle rozszerzany, tak aby swoją funkcjonalnością spełnił rosnące oczekiwania wszystkich użytkowników, to koszt takiego rozwiązania może często przewyższać koszt systemu bardziej skomplikowanego. I to dużo bardziej! Co więcej system bardziej skomplikowany jest standardem samym w sobie (jak np. Oracle EBS), dlatego modyfikacje takiego systemu są dużo tańsze i co najważniejsze mogą je wykonywać specjaliści z różnych firm, którzy ten standard obsługują. A to oznacza, że firma kupując taki system nie uzależnia się od jednego dostawcy! Niestety, na rynku jest wiele firm, które dostały się w pułapkę początkowo taniego i prostego systemu (po co kupować autobus, skoro można z punktu A do punktu B dojechać małym  samochodem), który z czasem stał się niezwykle skomplikowanym i jednocześnie drogim systemem, uwzględniając w tym koszty wdrożenia jak i utrzymania go, po to aby ciągle w nim coś poprawiać. I co najgorsze, taki dostawca staje się praktycznie monopolistą dla firmy, która często ma problem z terminową realizacją swoich własnych transakcji (zależnych od funkcjonowania systemu), bo akurat dostawca jest nieuchwytny i nie ma innego, który mógłby go zastąpić.

Ponadto często przytaczanym przez firmy stwierdzeniem jest to, że skoro nasza firma nie jest taka duża, to nie potrzebuje aż tak skomplikowanego systemu –  „U nas tak naprawdę nie ma skomplikowanych procesów”

I to jest ten moment, kiedy firma oferująca system musi wykazać się profesjonalizmem. Otóż bardzo często firmy o obrotach ok. 100-500 mln PLN mają dużo bardziej skomplikowane procesy niż wielkie firmy o obrotach rzędu kilku miliardów złotych. Wynika to z prostej logiki. Mniejsze firmy dużo szybciej dostosowują się do zmian na rynku, dzięki większej elastyczności. Elastyczność tę uzyskują głównie dzięki obsługiwaniu większej liczby procesów, które nierzadko są bardziej skomplikowane niż w wielkich firmach. I tak naprawdę dopiero podczas wdrożenia okazuje się, że procesy są jednak skomplikowane, bo akurat firma jest specyficzna (jak to często mówią sami pracownicy). Wtedy jednak bywa, ze jest już za późno. Klient nie może zwrócić systemu o niewielkiej funkcjonalności, ale stosunkowo taniego (przynajmniej na początku), a w konsekwencji nie chce wycofać się z jego wdrożenia, ponieważ poniósł już pewne nakłady (w tym czasowe) i nie chce powtórnie przechodzić przez proces wyboru systemu.

System Oracle EBS jest systemem głównie parametryzowalnym, co oznacza, że modyfikacja systemu odbywa się przede wszystkim poprzez zmianę parametrów. Nie jest to takie oczywiste w innych systemach (w tym również dużych), gdzie z modyfikacją związany jest bardzo duży koszt napisania setek linii kodu.

Co więcej dzięki metodologii wdrożenia (AIM – Application Implementation Methodology) jak i niezwykle restrykcyjnym sposobie prowadzenia dokumentacji tego systemu, czyli dzięki standardowi wprowadzonemu przez Oracle, zespół wdrożeniowy może być wymieniony na inny, bez uszczerbku dla klienta. Dlatego tak ważne jest aby klient zapoznał się z metodologią wdrożenia i jego dokumentacja, przed wdrożeniem, po to aby był świadomy, które dokumenty są istotne.

Jednak sam system ERP bez prawidłowego wdrożenia jest po prostu wydatkiem, który nie ma żadnego znaczenia dla firmy. Co gorsza, system źle wdrożony z błędnymi założeniami, błędnymi wycenami produktów i usług może przyczynić się do sporych problemów biznesowych firmy.

Dlatego tak ważne jest aby firma wdrożeniowa miała wiedzę nie tylko z zakresu wdrożenia samego produktu, czyli wiedzę czysto techniczną, ale przede wszystkim z zakresu rachunkowości (w szczególności zarządczej i wynikającego z niej kontrolingu), zarządzania operacyjnego i strategicznego. Bez tej wiedzy wdrożenie może ciągnąć się w nieskończoność lub po prostu zakończyć się fiaskiem.

Wcześniej wspomniano, że Oracle EBS jest systemem parametryzowalnym. Oczywiście w Oracle EBS są również możliwe modyfikacje jednak zdecydowana większość prac wdrożeniowych są pracami związanymi z parametryzacją systemu. W Oracle EBS istnieją trzy poziomy modyfikacji systemu. W tym dwa są przeznaczone w ramach standardu dla użytkowników, którzy nie muszą znać języka programowania. Dopiero ostatni poziom, poziom tzw. kastomizacji jest przeznaczony dla programistów.

I tak naprawdę, to ilość kastomizacji świadczy o firmie wdrożeniowej. O tym jaki reprezentuje poziom wiedzy „pozatechnicznej”, czy potrafi zidentyfikować procesy klienta i dobrać do nich standardową funkcjonalność systemu. I dzięki temu obniżyć koszt wdrożenia. Zawsze koszt wdrożenia będzie niższy, kiedy będzie wykorzystywana standardowa funkcjonalność systemu, od wdrożenia w którym ciągle będzie trzeba „coś” dopisywać.

Można się więc pokusić  o stwierdzenie (z którym nie każdy musi się zgadzać), że im mniejsza liczba kastomizacji, tym lepiej świadczy to o firmie wdrożeniowej.

Cechą, która wyróżnia ABI-soft jest innowacyjne i niestandardowe podejście do wdrożenia systemów ERP.

W trakcie wdrożenia nasza firma kładzie nacisk na rachunkowość zarządczą, która jest głównym punktem odniesienia przy implementacji tej klasy systemów.

Mamy doświadczenie w prowadzeniu wdrożeń zarówno w kraju jak i za granicą. Dzięki czemu zapoznaliśmy się z różnymi systemami rachunkowości, różnymi sposobami rozwiązania problemów pojawiających w codziennej pracy. Sami wiele własnych unikatowych rozwiązań dostarczyliśmy naszym klientom. W zdecydowanej większości bazujących na standardowych funkcjonalnościach systemu Oracle EBS. I to te rozwiązania pokazują całkowicie nowe podejście do wdrożeń prowadzonych przez ABI-soft.

Obecnie realizujemy  wdrożenie, w którym implementujemy rozwiązanie dotyczące rozliczenia sprzedaży detalicznej w tym paragonów, bonów obcych i własnych, co jest przykładem niezwykle nowatorskiego podejścia do tego typu zadań.

Kolejnym przykładem  innowacyjności ABI-soft jest to, że jak do tej pory jesteśmy jedyną firmą w Polsce, która wdrożyła unikatowy system paszportyzacji linii kolejowej w PKP Linia Hutnicza Szerokotorowa (PKP LHS) wchodzącej w skład grupy PKP SA w oparciu o system Oracle EBS.

Celem każdego wdrożenia jest dostarczenie zamawiającemu systemu, który będzie wspomagał zarządzanie firmą poprzez przetworzenie i dostarczenie informacji spełniającej wymagania kadry zarządczej. Z drugiej jednak strony informację np. o zdarzeniu gospodarczym należy do systemu  wprowadzić.

Jednym z najważniejszych problemów pojawiających się w systemach ERP jest połączenie wymogów kadry zarządzającej, które są coraz większe ze względu na ciągłe zmiany na rynku, a niestety  wymagają dodatkowej pracy ze strony użytkowników rejestrujących dane w systemie, z ergonomią pracy tych użytkowników.

Dlatego system ERP musi być wdrożony w taki sposób aby był maksymalnie „elastyczny” dla ewentualnych zmian zachodzących w firmie jak i w jej otoczeniu, jednak ze szczególnym uwzględnieniem ergonomii pracy użytkowników końcowych systemu, pracujących w nim na co dzień.